Bild eines MacBooks mit Notizzetteln und Stufen

Organisation im Schulalltag – Tipps und Tricks

Passend zum Schuljahresbeginn wird es Zeit, sich über die eigene Organisation Gedanken zu machen. Wie behalte ich den Überblick, was gehört auf meine To-do-Liste und wie bändige ich eigentlich mein E-Mail-Postfach? Wie du top organisiert in das neue Schuljahr startest, verrät dir Julia Glage in ihrem Gastbeitrag.

Wie eine gute Organisation im Schulalltag für dich aussieht, ist natürlich auch immer von deinen zeitlichen Ressourcen, individuellen Bedingungen und Bedürfnissen abhängig. In meiner Erfahrung entlastet eine gute Organisation den Schulalltag aber sehr und Gewohnheiten können dabei helfen.

Dabei ist Organisation kein Zauberwerk, sondern einfach nur eine Mischung aus guter Planung und sinnvollen Gewohnheiten. Ich beschreibe im Folgenden also meine persönlichen Tipps und Tricks als Anregung für dich. Dabei findest du jeweils Beispiele und Gewohnheiten aus meiner Praxis zur Veranschaulichung.

Tipp 1: Behalte den Überblick!

Verschaffe dir einen Überblick über die Termine und Aufgaben und visualisiere diese gut sichtbar und zugänglich. Betrachte diese Übersichten regelmäßig.
Notiere vor Beginn des Schuljahres die Schultage, Ferientermine und wichtige Termine in der Schule. Neben der Monatsplanung in meinem digitalen Schulkalender nutze ich gerne auch einen Jahreskalender als Plakat für mein Arbeitszimmer, den ich sofort im Blick habe.
Zu Beginn eines Quartals, eines Monats oder einer Woche hilft es mir, alle Termine und Aufgaben noch einmal in den Blick zu nehmen und zu sortieren. Ich sortiere mir diese in meinem Kalender und notiere sie dann auch auf einem Whiteboard im Arbeitszimmer als ständige visualisierte Erinnerung.
Nutze für wichtige Termine oder Aufgaben die Erinnerungsfunktion in deiner Kalenderapp oder in anderen Apps wie z.B. den Erinnerungen bei Apple.

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Du findest in dem Kalender über 100 Seiten für deine Wochen- und Monatsplanung, Reflexion und Ziele. Natürlich ist auch genügend Platz, um deine Fortbildungen einzutragen, zu planen und zu reflektieren.

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Tipp 2: Organisation braucht Strukturen!

Entwickle für dich passende Strukturen in deiner Arbeitsumgebung zu Hause und in der Schule, die dir beim Organisieren und Planen helfen. Ob im Arbeitszimmer, deinem E-Mail-Postfach, deinen Geräten oder im Klassenzimmer: Eine sinnvolle Struktur hilft, den Alltag zu bewältigen.

Struktur im Arbeitszimmer: Egal ob du Ordner, Hängeregister oder Schubladen nutzt – alle Materialien in deinem Arbeitszimmer sollten einen festen Platz haben. Daneben empfehle ich einen Ablageort, an dem du Material, das einsortiert werden muss, ablegen kannst. Der Schreibtisch sollte NICHT dieser Ort sein. Wer es braucht, legt sich eine Schublade an, für alles, was keinen Ort hat.

Struktur im E-Mail-Postfach: Nichts kostet mehr Zeit, als eine Information in einer E-Mail in einem vollen Postfach zu suchen, deshalb nutze ich Ordner, um die E-Mails nach Klassen, Fachgruppen oder Inhalten zu sortieren. Zusätzlich hilft es, Markierungsoptionen zu nutzen, um dringende Mails weiterhin im Blick zu behalten.

Struktur in der Schultasche: Meine Schultasche wird zwar immer papierloser, aber ganz ohne geht es nicht. Ich nutze deshalb eine Fächermappe, in der jede Klasse 2 bis 3 Fächer hat. Im ersten Fach liegt die Klassenliste und mein Lehrermaterial, in den anderen die notwendigen Kopien oder Materialien für die aktuelle Woche. Für die Klassenleitung ist vor der entsprechenden Klasse ein Fach mehr, in der ich Entschuldigungen usw. sammle. Mittlerweile bliebt diese Mappe fast immer in der Schule, weil ich sie durch meine digitale Planung zu Hause nicht mehr brauche.

Struktur im Klassenzimmer: Ich bin sehr gerne Klassenleitung, gestalte mit Freude den Klassenraum und gebe ihm eine Grundstruktur. Dabei ist es mir wichtig, dass alle wichtigen Informationen für mich und die Schüler*innen gut sichtbar visualisiert werden. Ich richte deshalb neben einem Kalender, einer Pinnwand mit allen Aufgaben auch feste Orte für Methodenplakate und Produkte aus dem Unterricht mit Überschriften ein. So wissen auch unterrichtende Kolleg*innen, wo sie ihre Produkte im Raum anbringen können.

Julia Glage ist seit fast 10 Jahren Lehrerin für Deutsch und evangelische Religion an einem Gymnasium in Niedersachsen. Sie interessiert sich für die Schul-/Unterrichtsentwicklung und in diesem Zusammenhang für die Möglichkeiten des Einsatzes digitaler Medien im Unterricht und in der Unterrichtsvorbereitung. Als lebenslange Lernerin liegt ihr insbesondere die Vernetzung und Kollaboration von Lehrer*innen dabei sehr am Herzen. Aus dieser Vernetzung und dem Bereitstellen eines digitalen Kalenders bei Twitter nach dem Prinzip #SharingIsCaring ist die Kooperation mit fobizz und dieser digitale Lehrerkalender entstanden.

Tipp 3: Setze Prioritäten!

Wer sich gut organisiert und seine Aufgaben planen möchte, der muss Prioritäten setzen können. Dabei müssen sowohl Termine als auch der Umfang von Aufgaben sowie die eigene Zeit verwaltet werden. In dieser Rechnung sollte die Selbstfürsorge immer ein Faktor sein – insbesondere in sehr stressigen Zeiten.

Gamechanger: Alle kleinen Aufgaben (insbesondere E-Mails), die 5 bis 15 Minuten nicht überschreiten, erledige ich SOFORT oder sehr zeitnah. So sammeln sich nicht so viele Aufgaben auf der To-Do-Liste und man kommt nie in die Verlegenheit, die Letzte bei der Abgabe zu sein.

Diese erste Regel stammt aus dem Pareto-Prinzip, das dir bei der Priorisierung der Aufgaben helfen kann. Dabei erstellst du eine To-Do-Liste mit allen anstehenden Aufgaben mit Umfang und Wichtigkeit. Arbeite dann erst einige der wichtigen kleinen Aufgaben ab, da du so schon dein erstes Erfolgserlebnis hast. Danach startest du mit einer größeren wichtigen Aufgabe, die nur von dir erledigt werden kann, und konzentrierst dich hier erstmal auf das Wesentliche. Jede Optimierung und alle Detailarbeit machst du nur, wenn du wirklich Zeit dafür hast.

Achtung: Nicht alle Erwartungen, die als dringend an dich im Alltag herangetragen werden, sind es auch. Das gilt insbesondere für die Mails, die uns aufregen. NIEMALS haben diese so viele Priorität, dass du sie gleich beantworten musst. Im Gegenteil, du solltest gerade diese Mails mindestens einen Tag liegen lassen, bevor du darauf antwortest. Das erspart in den meisten Fällen sehr viel Ärger.

Tipp 4: Alles nur Gewohnheit!

Entwickle Routinen für deinen Arbeitsalltag, die dabei unterstützen, deine Aufgaben zeitnah, rechtzeitig und ohne Zeitdruck zu erledigen, und dir dadurch mehr Flexibilität ermöglichen. Außerdem befreien dich Gewohnheiten von der gedanklichen Last, bei regelmäßigen Aufgaben jedes Mal neu planen und überlegen zu müssen.
Es gibt sehr viele Routineaufgaben, für die ich einen festen Rhythmus und einen festen Ablauf habe. So bearbeite ich Mails einmal am Tag und ordne sie dann in die passenden Ordner oder markiere sie, weil sie später wichtig sind. Einmal in der Woche sortiere ich meine Fächermappe aus und ordne die neuen Materialien ein. Diese Liste lässt sich beliebig erweitern und auch das Ausmisten sollte eine regelmäßige Aufgabe sein. Besonders gerne nutze ich Freistunden oder Wartezeiten für kleine Routineaufgaben.

Meine letzte Aufgabe an einem Arbeitstag ist immer der Blick auf den nächsten Tag mit seinen Stunden und Aufgaben und das Packen meiner Schultasche. Aufgaben, die ich während des nächsten Tages erledigen muss, notiere ich mir in einer To-Do-Liste in meinem Planer.
Ich bin ein visueller Mensch und mir helfen Visualisierungen in meinem Arbeitszimmer, weil sie für mich einen schnellen Überblick ermöglichen und somit Zeit ersparen. Auf meinem Whiteboard sind deshalb die Aufgaben des nächsten Monats – nach Bereichen sortiert – immer für mich sichtbar. Zum Anfang des Monats erneuere ich das Board, im Laufe des Monats hake ich Aufgaben ab oder ergänze Aufgaben. So sehe ich auch, was ich geleistet habe.

In meinem Kopf überschlagen sich Aufgaben, Ideen und Gedanken so manches Mal, deshalb hilft es mir, grundsätzlich ALLES aus meinem Kopf herauszuschreiben und meinen Kopf von diesen Gedanken zu befreien. Dafür habe ich immer – je nach Thema und Aufgabe – unterschiedliche Notizzettel bzw. Notizhefte, To-Do-Listen oder Ideensammlungen. Damit ich hier nicht den Überblick verliere, gibt es für alle Themen EINEN festen digitalen Platz. Nur die To-Do-Liste für den Tag liegt oft analog auf dem Schreibtisch zur Visualisierung.

Ich plane meist langfristig und selten nur eine Doppelstunde, sondern immer gleich mehrere Stunden, denn so muss ich mich nur einmal eindenken und nicht jedes Mal wieder. Es lohnt sich in meinen Augen, sich abzugewöhnen, kurzfristig von Tag zu Tag zu planen. Frühzeitiges Planen erspart nervige Abendschichten und das rechtzeitige Kopieren verhindert Stress bei Problemen wie kaputten Druckern. Im digitalen Schulplaner verdeutliche ich mir das in der Woche dadurch, dass ich jeweils das Thema der Stunde eintrage, den ersten Haken für die fertige Planung und den zweiten Haken für fertiges Material setze. Zusätzlich buche ich langfristig schon die iPads oder den PC-Raum und trage mir im Schulkalender ein, was ich gebucht habe oder benötige.

Tipp 5: Schritt für Schritt, Aufgabe für Aufgabe!

Manchmal überfordern uns die vielen Aufgaben und gerade in stressigen Zeiten kann eine lange To-Do-Liste eher demotivieren und zur Prokrastination führen. In diesen Zeiten ist es sinnvoll, den Blick immer nur auf die nächste Aufgabe zu richten und sich darauf zu konzentrieren.

Umso komplexer die Aufgaben in einem Monat oder in einer Woche sind, umso kleinschrittiger solltest du planen, um dich nicht zu überfordern und zu demotivieren. Nimm dann lieber immer nur den nächsten Tag mit seinen Aufgaben in den Blick.

Desto größer Aufgaben sind, umso schwieriger erscheinen sie, weil wir ihren Umfang nicht einschätzen können. Mir hilft in diesen Fällen das Unterteilen der großen Aufgaben in verschiedene Bereiche und kleine Teilaufgaben. So taste ich mich an große Aufgaben heran. Dazu nutze ich gerne To-Do-Listen mit Unteraufgaben (z.B. Erinnerungen) oder visuelle Methoden wie bei den Korrekturen, bei denen ich im Schulplaner die Sticker für Korrekturen nutze.

Wenn ich große Projekte im Unterricht oder der Schule plane, dann gehe ich ähnlich vor. Ich teile das Projekt in einzelne Schritte ein, deren Umfang ich besser einschätzen kann, und erstelle eine Zeitleiste mit Puffer zum Endtermin hin. Arbeite ich hier mit Kolleg*innen zusammen, dann können wir die Teilaufgaben noch verteilen.

Tipp 6: Vernetzt euch!

Auch beim Thema Organisation ist es sinnvoll, sich im eigenen Kollegium und darüber hinaus z.B. im #twlz und #instalehrerzimmer auszutauschen. Zusätzlich können Fortbildungen und Weiterbildungen eine gute Ergänzung sein.
Durch das #twlz und eine Kollegin bin ich noch einmal bewusst auf die Option gestoßen, mit Tags die eigenen Dateien über Ordner hinaus sortier- und damit auch suchbar zu machen. Da sich in zehn Dienstjahren viele Dateien angesammelt haben, wird das ab sofort eine begleitende Aufgabe sein, um noch effizienter zu arbeiten.

Ich hoffe, die Tipps zur Organisation und zur Planung waren für dich eine sinnvolle Anregung. Wenn du noch weitere Tipps für die Community hast, dann teile diese doch gerne mit der fobizz-Community.